Prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji medycznej w przychodni jest uregulowane za pomocą przepisów dotyczących prawa pacjenta do dokumentacji medycznej (rozdział 7 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.) Dokumentacja medyczna zawiera wszelkie informacje obrazujące proces leczenia pacjenta. Pacjent ma prawo dostępu do swojej dokumentacji medycznej oraz może do tego upoważnić osoby trzecie. Ze względu na wrażliwość informacji zawartych w dokumentacji medycznej podlega ona szczególnej ochronie.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji medycznej
Placówki udzielające świadczeń zdrowotnych mają obowiązek skrupulatnie prowadzić i przechowywać dokumentację medyczną oraz zadbać o jej należyte zabezpieczenie przed zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych. Obowiązek prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji medycznej wynika również z § 74 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r.
Opłaty za udostępnianie dokumentacji medycznej
Gabinety i przychodnie mają prawo pobierać opłatę za udostępnienie kopii dokumentacji medycznej pacjenta. Maksymalna kwota jest zależna od wartości przeciętnego wynagrodzenia i nie może przekraczać 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. W zależności od wybranej przez pacjenta formy udostępniania zostały określone odpowiednie stawki w art. 28 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2017 r. poz. 1318, z późn. zm.).
Koszty przygotowania dokumentacji i jej wysyłki do pacjenta pocztą
Zdarza się, że placówki medyczne pobierają dodatkową nieuregulowaną prawnie opłatę za uwierzytelnienie kopii dokumentacji medycznej. Jednakże żaden gabinet medyczny lub przychodnia udzielająca świadczeń nie może naliczać dodatkowych kosztów związanych z przygotowaniem dokumentacji do wysyłki. Stawki maksymalne określone w ustawie muszą pozostać zachowane bez doliczania dodatkowych kosztów. Jeśli zaś chodzi o koszty wysyłki dokumentacji, to pobieranie opłaty za przesyłkę dokumentacji medycznej pocztą nie może przekraczać ceny ustalonej przez operatora pocztowego. Pobieranie wyższej opłaty jest działaniem bezprawnym.
Czy można wydać oryginał dokumentacji pacjentowi?
Placówka musi udostępnić oryginał dokumentacji medycznej na żądanie uprawnionych do tego podmiotów. Pacjent takim podmiotem nie jest. Nieprawidłową praktyką jest także uzależnianie wydania dokumentacji od celu wniosku. Zatem podmioty udostępniające dokumentację medyczną nie mogą żądać wskazania celu jej udostępnienia. Dodatkowo udostępnienie pacjentowi jego dokumentacji musi być w możliwie najszybszym czasie, bez zbędnej zwłoki.